Emergenza “Covid 19”: adempimenti societari e amministrativi

Le  restrizioni imposte sulla mobilità delle persone hanno forti ripercussioni sulle imprese anche sotto il profilo societario ed amministrativo, aspetti questi che sono adesso rientrati nella sfera dell’azione del Governo per contrastare la crisi da Covid 19.

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La diffusione del Coronavirus in Italia, con la conseguente emergenza sanitaria e le connesse problematiche di messa in sicurezza della popolazione, ha riflessi sul mondo delle imprese anche per quello che concerne la gestione della funzione amministrativa e più in generale delle formalità societarie.

Oltre alle conseguenze più sostanziali che attengono alla contrazione, ove non si abbia addirittura un arresto,  della produzione dei beni e dei servizi, i provvedimenti delle autorità che hanno imposto vincoli alla circolazione delle persone e la limitazione della presenza dei lavoratori in azienda, in parte mitigata dal ricorso allo smart working, determinano condizioni di oggettiva difficoltà per le imprese nell’assolvimento degli obblighi di tipo amministrativo e legati alla struttura societaria.

L’attuale momento dell’anno si caratterizza per l’impegno degli uffici amministrativi e degli organi sociali delle imprese indirizzato verso la procedura che, al termine degli interventi delle varie funzioni, a partire dall’ufficio amministrativo interno sino agli organi di controllo e della revisione, si completa con l’approvazione del bilancio annuale, formalità che, per il caso più frequente dell’esercizio coincidente con l’anno solare, avrebbe come termine il prossimo 29 aprile 2020.

Il Governo ha emanato e continua ad emanare provvedimenti di urgenza, volti a posticipare i prossimi termini di scadenza degli adempimenti societari e amministrativi delle imprese, in particolare con il Decreto legge “Cura Italia” n. 18 del 17 marzo 2020 in vigore dal 17 marzo (di seguito “Decreto”).

Esaminiamo le utilità delle disposizioni di cui all’articolo 106 del Decreto sugli adempimenti societari, avendo riguardo alle modalità di convocazione delle assemblee sociali 2020 ed agli obblighi di tipo formale con riferimento all’approvazione dei Bilanci 2019 e più in generale al funzionamento degli organi societari.

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L’art. 106 del Decreto Cura Italia (Nota 1) dispone espressamente la proroga dei termini per l’approvazione del bilancio 2019, e, con un ambito di applicazione di tipo più generale, prevede una serie di misure volte a facilitare lo svolgimento delle assemblee, a prescindere dall’argomento posto all’ordine del giorno.

In particolare, la prima misura prevede una maggiore flessibilità nei tempi di svolgimento dell’assemblea, consentendo a tutte le società di convocare l’assemblea ordinaria di bilancio entro il maggior termine di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, derogando alle disposizioni codicistiche e, soprattutto, sopperendo all’eventuale mancanza di una previsione statutaria ad hoc (condizione necessaria, anche se non sufficiente, posta dal secondo comma dell’art. 2364 c.c.) (Nota 2).

Questo intervento modificativo della normativa tiene conto delle indicazioni di Confindustria e del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (Nota 3), nell’ambito delle proposte presentate al Governo per far fronte all’emergenza da Coronavirus, circa la previsione della possibilità per tutte le società di rinviare l’approvazione del bilancio entro il termine ampio di 180 giorni (come detto anche in assenza di una specifica previsione statutaria in tal senso) senza che vi sia necessità di assolvere all’onere di motivare il rinvio sulla base di una delle due prescritte condizioni: presenza di particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società. A ben vedere, la nuova disposizione introduce una ulteriore ragione che giustifica l’adozione del termine più ampio di 180 giorni costituita dall’attuale emergenza sanitaria che, per definizione, investe la generalità delle imprese.

Si tratta di un intervento eccezionale per dare più tempo alle società di ogni tipo, non solo le quotate ma anche le non quotate e le cooperative, per lo svolgimento dell’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio 2019 che, in caso di assemblea convocata a giugno ma andata deserta, potrà essere tenuta in seconda convocazione nel mese di luglio.

Sulla misura in esame si è espressa Assonime con la news legislativa pubblicata il 18.3.2020. Da questa nota si ricavano alcune conferme interpretative a partire dal fatto che la nuova disposizione offre una possibilità e non costituisce certo un obbligo. I competenti organi delle società, quindi, possono tenere l’assemblea nella data più adeguata rispetto alle proprie esigenze (in alcuni casi si ha interesse a non utilizzare il rinvio per procedere con il pagamento dei dividendi o per l’adozione di decisioni ulteriori rispetto all’approvazione del bilancio che vedono nel bilancio approvato un necessario presupposto), senza che il mancato utilizzo del maggior termine possa essere addotto da parte di un socio in disaccordo quale elemento di contestazione.

Come viene confermato da Assonime, la decisione di utilizzare il maggior termine non deve essere motivata dalla società, in quanto trattasi di opzione di legge (per quanto detto prima derivante dall’avvenuto apprezzamento in via preventiva ed in via generalizzata, della sussistenza di una nuova ragione).

Infine, è pure stato chiarito che il maggior termine dei 180 giorni deve riferirsi alla data della prima convocazione dell’assemblea.

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La seconda novità prevista dall’’art. 106 del Decreto riguarda le modalità di svolgimento delle assemblee societarie chiamate non solo all’approvazione dei bilanci 2019 ma anche alle nomine dei consigli di amministrazione scaduti, alla distribuzione di dividendi, alla nomina degli organi di controllo ecc, rivedendo le regole sull’intervento e sull’esercizio del diritto di voto in assemblea.

Anche in questo caso, l’intervento normativo vale ad integrare le eventuali discipline che, sulla base di previsioni statutarie ad hoc, vedevano già fruibili per alcune società modalità di svolgimento delle riunioni degli organi societari compatibili con i divieti o più semplicemente con le raccomandazioni derivanti dall’emergenza sanitaria.

L’art. 106 del Decreto prevede che le società potranno consentire che l’intervento in assemblea avvenga con strumenti di telecomunicazione e che il voto sia esercitato in forma elettronica o per corrispondenza. Tale facoltà è consentita anche in deroga alle (o in assenza di) specifiche disposizioni statutarie, e sarà sufficiente inserire espresse previsioni al riguardo nell’avviso di convocazione dell’assemblea, fornendo ai soci un codice per il «televoto».

Anche in questo caso, come per il maggior termine per l’approvazione del bilancio, grazie a queste novità normative, per riunire gli organi sociali senza avere la presenza fisica degli interessati, e quindi nel rispetto dei divieti di spostamento e di incontro delle persone, non è quindi necessario dover previamente modificare gli statuti, cosa che richiederebbe un’assemblea straordinaria (che riproporrebbe l’ostacolo che si vuole ovviare) prima di quella ordinaria.

Il decreto favorisce tutte le varie possibilità di partecipazione diverse dalla presenza fisica, anche oltre le modalità tecniche eventualmente già oggetto di previsioni dello statuto, ed allarga così la possibilità di manifestazione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento in assemblea attraverso strumenti di telecomunicazione rendendo possibile adesso anche lo svolgimento integrale dell’assemblea in modalità virtuale. La disposizione prevede infatti che l’assemblea possa svolgersi “anche esclusivamente” mediante mezzi di telecomunicazione; si tratta di una previsione del tutto nuova che arriva a rendere possibile la riunione dell’organo assembleare non solo, come era già possibile in presenza di apposita clausola statutaria, attraverso la partecipazione di alcuni mediante collegamento “da remoto”, vale a dire da un luogo diverso rispetto a quello predefinito come sede dell’assemblea nel quale c’è la presenza fisica del Segretario (e del Presidente), ma addirittura attraverso la connessione in  videoconferenza di tutti gli interessati così che all’indicazione del luogo sede della riunione si sostituisce la precisazione dello strumento tecnologico utilizzato.

Resta il requisito che gli strumenti impiegati permettano l’identificazione dei partecipanti, dopo di che, come accennato, diventa rinunciabile anche il fatto che il presidente, il segretario (eventualmente il notaio) siano fisicamente nello stesso luogo, ovvero in un qualche luogo predefinito.

Si segnala una misura per agevolare ulteriormente lo svolgimento dell’assemblea che trova applicazione limitatamente alle s.r.l.. Solo per queste, infatti, viene ammesso che l’espressione del voto potrà avvenire in forma scritta, tramite consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

Per i tipi societari che contemplano una compagine più diffusa, le società quotate, quelle ammesse al sistema multilaterale di negoziazione, le banche popolari e le banche di credito cooperativo, il quarto comma dell’art. 106 del Decreto, anche per il caso di una diversa previsione dello statuto, contempla il ricorso all’istituto del rappresentante designato (previsto dall’art. 135 undecies del TUF) rafforzando l’utilizzo di questo strumento.

Per facilitare le operazioni di svolgimento delle assemblee di tali tipologie societarie, viene attribuita una particolare centralità alla figura del rappresentante designato, già previsto dal Testo unico della finanza; a questi potranno essere affidati, anche in deroga allo statuto, il diritto di intervento in assemblea e l’esercizio del diritto di voto.

Per le quotate la norma vale anche per le assemblee straordinarie.

Il decreto risolve anche il problema di raccolta delle deleghe, trasgredendo alla forma scritta necessariamente richiesta dal Tuf e ammettendo anche la sottoscrizione in via esclusivamente digitale.

Le società quotate possono altresì prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in assemblea si svolga «esclusivamente» tramite il rappresentante designato, anche qualora tale figura non sia prevista dallo statuto, secondo modalità semplificate rispetto alle attuali previsioni regolamentari. In tal modo può evitarsi l’accesso fisico degli azionisti nel luogo dell’assemblea.

La norma sulle quotate si applica anche alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale (Aim) e alle società «con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante».

La partecipazione a distanza viene estesa alle banche popolari e di credito cooperativo, che potranno indicare il rappresentante designato, anche come forma esclusiva di intervento in assemblea (ordinaria o straordinaria), in deroga alle norme di legge e degli statuti che fissano un tetto alle deleghe: la regola è che un socio può rappresentare al massimo 20 soci per le popolari o dieci per le Bcc.

Le società quotate che abbiano già convocato un’assemblea senza aver previsto il rappresentante designato o il voto a distanza possono rinviare l’assemblea o riconvocarla.

Nella norma non si parla esplicitamente della nomina del consiglio di amministrazione, che compete all’assemblea ordinaria. Tuttavia, la novità introdotta dal decreto ha conseguenze rilevanti per le nomine dei nuovi vertici delle principali società pubbliche, che scadono con le imminenti assemblee per l’approvazione dei bilanci 2019.

L’applicazione di queste procedure straordinarie di svolgimento dell’assemblea, soprattutto per le società con un elevato numero di azionisti, richiederà modalità organizzative in gran parte nuove, anche differenziate in funzione delle specificità delle singole società. Anche per approntare la più efficace soluzione tecnica che possa rispondere al meglio al caso specifico sfruttando appieno le opportunità date dal decreto risulta opportuno il differimento ex lege del termine di convocazione delle assemblee 2020.

Tutte le deroghe introdotte dal Decreto, qui oggetto di trattazione e commento, si applicano alle assemblee convocate sino al 31 luglio ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale sul territorio nazionale è in vigore lo stato di emergenza relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza della epidemia da COVID-19.

Nota 1) Si riporta il testo dell’Art. 106 del Decreto Cura Italia (Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società):

1. In deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio. 2. Con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, e le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio. 3. Le società a responsabilità limitata possono, inoltre, consentire, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, quarto comma, del codice civile e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto. 4. Le società con azioni quotate possono designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall’articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, anche ove lo statuto disponga diversamente. Le medesime società possono altresì prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi dell’articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58; al predetto rappresentante designato possono essere conferite anche deleghe o subdeleghe ai sensi dell’articolo 135-novies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, in deroga all’art. 135-undecies, comma 4, del medesimo decreto. 5. Il comma 4 si applica anche alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante. 6. Le banche popolari, e le banche di credito cooperativo, le società cooperative e le mutue assicuratrici, anche in deroga all’articolo 150-bis, comma 2-bis, del decreto legislativo 1° settembre 1993 n. 385, all’art. 135-duodecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e all’articolo 2539, primo comma, del codice civile e alle disposizioni statutarie che prevedono limiti al numero di deleghe conferibili ad uno stesso soggetto, possono designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall’articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58. Le medesime società possono altresì prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il predetto rappresentante designato. Non si applica l’articolo 135-undecies, comma 5, del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58. Il termine per il conferimento della delega di cui all’art. 135-undecies, comma 1, del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, è fissato al secondo giorno precedente la data di prima convocazione dell’assemblea. 7. Le disposizioni del presente articolo si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza della epidemia da COVID-19. 8. Per le società a controllo pubblico di cui all’articolo 2, comma 1, lettera m), del decreto legislativo 19 agosto 2016, n.175, l’applicazione delle disposizioni di cui al presente articolo ha luogo nell’ambito delle risorse finanziarie e strumentali disponibili a legislazione vigente e non comporta nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.

Nota 2) L’articolo 2364, secondo comma, del codice afferma: «L’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a 180 giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato e quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società».

Nota 3) Confindustria e Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili hanno varato 20 proposte condivise per far fronte all’emergenza da Coronavirus, con la richiesta dei seguenti interventi che, ad oggi risultano solo in parte recepiti dai provvedimenti emanati dal Governo:

1. Sospensione dei versamenti e degli adempimenti tributari, contributivi e assistenziali e relativi all’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni, compresi quelli relativi alle ritenute e ai tributi locali, e, alla scadenza, previsione di un periodo congruo di rateazione dei pagamenti sospesi.
2. Sospensione dei termini di versamento, con riferimento alle entrate tributarie e non tributarie, derivanti da cartelle di pagamento e ruoli degli agenti della riscossione;
3. Sospensione della riscossione coattiva e delle relative azioni cautelari ed esecutive, nonché della riscossione in pendenza di giudizio, anche in relazione ai carichi già oggetto di impugnazione.
4. Ulteriore congrua dilazione della rateazione dei pagamenti delle somme dovute a seguito dell’attività di controllo dell’Agenzia delle entrate di cui all’articolo 3-bis del D.Lgs. 18 dicembre 1997, n. 462 (avvisi bonari) e ai sensi dell’articolo 8 del D.Lgs. 19 giugno 1997, n. 218 (accertamento con adesione, mediazione tributaria, conciliazione giudiziale e acquiescenza).
5. Sospensione della riscossione dei pagamenti relativi alle definizioni agevolate di cui al D.L. 23 ottobre 2018, n. 119 (conv. dalla L. 17 dicembre 2018, n. 136) e all’articolo 1, commi 184 e ss, della L. 30 dicembre 2018, n. 145 (es.: rottamazione carichi affidati all’agente della riscossione, saldo e stralcio, ecc.), nonché eventuale riapertura delle suddette definizioni agevolate.
6. Riconoscimento della sussistenza della “comprovata e grave situazione di difficoltà legata alla congiuntura economica”, indipendentemente dalla verifica delle condizioni previste dall’art. 19, comma 1-quinquies, del D.P.R. n. 602 del 1973, ai fini dell’estensione a 10 anni del periodo di dilazione del pagamento delle somme affidate agli agenti della riscossione.
7. Sospensione di tutti i termini processuali tributari e di quelli di impugnazione di atti e sentenze.
8. Rinvio di ufficio delle udienze già fissate nonché moratoria nella fissazione di nuove udienze per i processi tributari.
9. Sospensione del termine di 90 giorni entro cui svolgere i contraddittori presso gli Uffici territoriali dell’Agenzia delle entrate nell’ambito dei procedimenti di accertamento con adesione e conseguente sospensione del termine per proporre ricorso.
10. Riduzione della base imponibile su cui commisurare la ritenuta a titolo di acconto dell’IRPEF per i lavoratori autonomi che dichiarano ai loro committenti che nell’esercizio della loro attività si avvalgono in via continuativa dell’opera di dipendenti o di terzi, in analogia a quanto previsto dall’articolo 25-bis del d.P.R. 29 settembre 1973, n. 600 per le ritenute sulle provvigioni inerenti a rapporti di commissione, agenzia, mediazione, rappresentanza di commercio e procacciamento di affari.
11. Incremento del limite annuo per la compensazione dei crediti tributari ad almeno 1 milione di euro, dal 2020.
12. Destinazione di maggiori risorse per la gestione e lavorazione delle pratiche di rimborso dei crediti di imposta, al fine di ridurne i tempi.
13. Sterilizzazione dell’articolo 17, comma 1, ultimo periodo, D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241 (come modificato dall’articolo 3, comma 1, del D.L. 26 ottobre 2019, n. 124, conv. dalla L. 19 dicembre 2019, n. 157) limitatamente alla compensazione dei crediti relativi alle imposte sui redditi e alle relative addizionali, alle imposte sostitutive delle imposte sui redditi e all’imposta regionale sulle attività produttive, per importi superiori a 5.000 euro annui, che attualmente è subordinata alla previa presentazione della dichiarazione annuale da cui emerge il credito;
14. Sterilizzazione dell’articolo 17-bis del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241 in materia di contrasto all’omesso o insufficiente versamento, anche mediante l’indebita compensazione, delle ritenute fiscali, e dei conseguenti adempimenti, a carico di committenti, appaltatori, subappaltatori, affidatari e altri soggetti che abbiano rapporti negoziali comunque denominati.
15. Previsione della facoltà, per tutti gli operatori economici, di considerare il periodo d’imposta 2020 quale “periodo di non normale svolgimento dell’attività” ai fini degli indici sintetici di affidabilità fiscale (ISA) di cui all’articolo 9-bis del D.L. 24 aprile 2017, n. 50 (conv. dalla L. 21 giugno 2017, n. 96) e della disciplina in materia di società di comodo di cui all’articolo 30 della L. 23 dicembre 1994, n. 724 e di società in perdita sistematica di cui ai commi 36-decies e 36-undecies dell’articolo 2 del D.L. 13 agosto 2011, n. 138 (conv. dalla L. 14 settembre 2011, n. 148).
16. Riduzione del 50%, per il periodo d’imposta 2020, delle percentuali previste dall’art. 30 della L. 23 dicembre 1994, n. 724 ai fini della determinazione dei ricavi minimi e del reddito minimo delle società di comodo e in perdita sistematica.
17. Riduzione al 50% della base imponibile Imu per i fabbricati utilizzati dalle imprese che svolgono le attività interdette dai provvedimenti dell’autorità pubblica (ad es., imprese culturali, concessionari dei servizi museali e organizzatori di mostre, settore cinematografico e audiovisivo, settore dei giochi e dell’intrattenimento, servizi ricreativi, bar e ristoranti).
18. Sospensione, per il periodo d’imposta 2020 (e 2019, per la maggiorazione Ires), di plastic tax, sugar tax e della maggiorazione Ires sui concessionari autostradali, aeroportuali, portuali e ferroviari.
19. Previsione della possibilità per tutte le società di rinviare l’approvazione del bilancio entro il termine di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale (ovvero entro un termine più ampio), anche in assenza di una specifica previsione statutaria in tal senso e senza necessità di motivare il ricorrere delle particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società previste dall’articolo 2364, secondo comma, del codice civile; conseguente rinvio della nomina dell’organo di controllo o del revisore prevista dall’articolo 2477 del codice civile.
20. Sospensione dell’obbligo di ricostituzione del capitale sociale e rimozione della causa di scioglimento delle società per perdite, estendendo a tutte le società la disciplina prevista per le start-up.
21. Proroga del termine per l’approvazione del bilancio consuntivo degli enti pubblici, quali, ad esempio, quelli degli enti territoriali e degli Ordini professionali.
22. Sospensione di tutti i termini connessi alle procedure concorsuali ed esecutive in corso.